1. Area organizzazione contenuti: il tuo sistema di archiviazione

Questo è un argomento caldo ed è la base del caos: qui dentro c’è IL TUO BUSINESS , dai freebie scaricati ( ti serve davvero ancora quell’ebook su come fare SEO del 2015?), i contenuti social, i post del blog, le immagini, i documenti, i contratti, i preventivi, i file excel con le spese. TUTTO.

STEP 1 – SCEGLI IL TUO SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE

La prima cosa per tirarti fuori da questo pasticcio è questa: decidi dove conserverai i tuoi file: potrebbe essere il tuo computer (te lo sconsiglio), Google Drive (la mia scelta finale), Dropbox o qualcos’altro. 

STEP 2 – LA STRUTTURA DI ARCHIVIAZIONE

Quindi vuoi creare una struttura ai tuoi file. Ti invito ad iniziare con una cartella generica per il tuo brand, o per il marketing, e all’interno creare altre  sottocartelle. 

Ecco come funziona quella della mia attività: 

All’interno della mia cartella Elisa Furiglio Brand, ho:

Per ogni nuova cartella ho all’interno le sottocartelle.

Per esempio dentro la cartella social ho il materiale per Instagram, per Linkedin, per Pinterest e per YouTube.

STEP 3 – ORDINA I TUOI FILE ESISTENTI

Una volta impostata la struttura dei file, esamina tutti i tuoi file digitali e spostali in queste cartelle. Ci vorrà un po’ di tempo, ma ti farà risparmiare tantissimo tempo in futuro (ed anche una buona dose di nervoso)

STEP 4 – CREA IL TUO SISTEMA (LE TUE REGOLE) DI ARCHIVIAZIONE

Ora, per assicurarti che non si trasformi di nuovo in un pasticcio dopo qualche mese, crea alcune regole sull’archiviazione. 

Avrai una cartella esterna che potrai chiamare “ Materiale da smistare” da esaminare una volta al giorno,  alla settimana o al mese – ti consiglio se scarichi molti freebie o prendi diversi appunti tramite screenshot di pulirla una volta a settimana.

Lo scopo di questa cartella è di essere svuotata, quindi prenditi il giusto tempo per la revisione dei documenti al suo interno, magari un’ora dopo la revisione settimanale del tuo business.

Ecco il mio esempio: ogni volta che scarico del materiale dal web, salvo delle immagini, prendo degli appunti su drive li inserisco nella cartella “Da smistare”, e una volta a settimana, di solito il venerdì dopo pranzo – cerca di capire quanta energia ti richiede questo lavoro e quindi quando collocarlo – vado a controllare tutti i file. Alcuni saranno da tenere perchè interessanti e potrebbero servirmi in un secondo momento, altri invece sarà sufficiente leggerli e altri ancora verranno riassunti o prenderò degli appunti che lascerò su Notion e verranno cestinati.

Cestina senza pietà!

2. Area organizzazione contenuti: il tuo strumento di email marketing

Il secondo luogo che penso sia tra le maggiori fonti di frustrazione e stress, a volte diciamolo per la poca praticità di utilizzo, sono le piattaforme di email marketing. 

Per lavoro, soprattutto quando mi occupo di lanci, entro nelle piattaforme di email marketing delle mie clienti, e dentro hanno moduli, sequenze e modelli dappertutto. 

Ti consiglio di prenderti una giornata, se sei già brava ad utilizzare il tuo strumento magari ti ci vorrà anche meno, ma se ha ancora dei lati oscuri una giornata ti ci vorrà tutta, e organizza il caos dell’email marketing.

Ecco il mio sistema:

STEP 1 – GESTISCI I TAG

Crea, rinomina o assegna i tag per ciascuno dei tuoi freebie, newsletter, offerte e funnel e dai una struttura che sia lineare con la tua mente.. 

Io faccio così:: 

• FREEBIE | [inserire il nome del freebie]
• OFFERTA | [inserire il nome dell’offerta]
• SEQUENCE | [inserire nome della sequenza] – on go
• FUNNEL | [inserire il nome del funnel] – completo

STEP 2 – RINOMINA LE TUE LANDING E I MODULI 

Esamina tutte le landing e i moduli, rinominali seguendo lo stesso metodo che hai usato sopra per i tuoi tag. Durante il processo, elimina i moduli o le landing che non sono più necessari. 

STEP 3 – AUTOMAZIONI E SEQUENZE

Esamina tutte le tue sequenze e rinominale seguendo lo stesso metodo che hai usato sopra per i tuoi tag. Durante questo lavoro, elimina le sequenze che non sono più necessarie. 

OPZIONI DI ORGANIZZAZIONE EXTRA PER L’EMAIL MARKETING

• Controlla tutte le automazioni collegate al tuo sistema di email marketing. Il carrello comunica con un segmento per far partire una sequenza email?  tuoi segmenti sono collegati ad un foglio excel dove hai creato il tuo CRM?

• Intanto che ci sei pulisci tutti gli iscritti, elimina i disiscritti, coloro che non hanno confermato il “double opt-it” e manda una mail di avviso a coloro che non aprono le tue newsletter da più di 6 mesi.

3. Area organizzazione contenuti: idee e ispirazioni per i contenuti

Qui posso dire di aver visto cose che voi umani…  bene l’obiettivo è raccogliere tutte le Idee in arrivo e le cose da guardare in un altro momento perché pensi che potrebbero essere necessarie per una certa attività – post su Instagram, post del blog, email di vendita, spunto per un nuovo servizio. 

Quando non mi do regole finisco per raccogliere ispirazioni senza controllo.

Mi ritrovo con migliaia di segnalibri, pin sulla mia bacheca “guarda dopo”, salvataggi in Feedly e Pocket, salvataggi di Instagram, link su Airtable, attività su Notion e note scritte a metà sparse sul telefono o il peggio su post it attaccati al pc.

È il caos e non riesco mai a trovare qualcosa quando ne ho davvero bisogno. 

L’idea alla base del salvataggio dell’ispirazione per dopo è buona. Sto lavorando su qualcosa e non voglio distrarmi, rischierei di perdere tempo cercando di iniziare una nuova attività, senza terminarne nessuna.

Quindi salverò rapidamente questo spunto con l’intenzione di tornare più tardi.

Il problema è che la vita accade e raramente torni indietro finendo per collezionare appunti sparsi che iniziano ad accumularsi. 

Quindi hai 2 opzioni: 

• smettere di salvare i contenuti ispirazionali  (cosa che non accadrà)
• inventare un sistema per non confonderti o lasciare nel dimenticatoio tutte quelle bellissime idee.. 

Ecco il sistema che è nato dal mio caos: 

STEP 1: SCEGLI UN POSTO (CHE CHIAMEREMO LA TUA “BANCA DI ISPIRAZIONE”)

Scegli un luogo dove raccogliere e rivedere tutto il materiale di ispirazione. Potrebbe essere qualsiasi cosa, quindi scegli quello che funziona meglio per te (e sii aperto a testare diverse piattaforme per un paio di settimane finché non trovi quella che fa per te). 

Alcune opzioni comuni sono: Trello, Airtable, un Excel su Google, Pocket, Feedly, Notion.

STEP 2: CREA UNA PAGINA SEGNALIBRO CON I TUOI PUNTI DI RACCOLTA DI ISPIRAZIONE

Non smetterai di raccogliere le tue fonti di ispirazioni e salvarle dove è più efficiente farlo! Penso però che dovresti semplificare il processo di catalogazione e revisione. 

Io ho creato una pagina su Notion che mi permette di raccogliere diverse piattaforme al suo interno dove raccolgo le ispirazioni, il mio obiettivo è sempre essere estremamente efficiente.

STEP 3: CREA UN’ATTIVITÀ RICORRENTE SETTIMANALE O MENSILE DURANTE LA QUALE REVISIONARE IL MATERIALE RACCOLTO

Una volta alla settimana, come parte del mio CEO Friday, apro tutti i link che indicano i miei punti di raccolta, cosa facile da fare in un paio di clic poiché sono raccolti in una pagina dedicata di Notion, ed esaminerò tutto ciò che è stato raccolto e rivedrò il materiale. 

Lo sposterò in Notion su di un’altra pagina o lo cancellerò perchè mi rendo conto che in realtà non ne ho bisogno. Al termine della revisione, ciascuno dei tuoi punti di raccolta dovrebbe essere vuoto. 

STEP 4: PULISCI LA TUA BANCA DI ISPIRAZIONE

La chiave per rendere utile una banca di ispirazione è USARE la tua banca di ispirazione per ottenere ispirazione. Quindi assicurati di esaminare regolarmente i link dove raccogli le ispirazioni e di pulirli o di usarli come punto di partenza per le tue idee.

4. Area organizzazione contenuti: strumenti e abbonamenti

Su base trimestrale o semestrale, fai un audit degli strumenti in uso. 

Controlla la tua e-mail, la carta di credito e PayPal e fai un elenco di ogni strumento a cui ti sei registrata, la loro categoria, il costo (mensile o annuale), la data di rinnovo e il tuo grado di soddisfazione su una scala da 1 a 10. 

Ho tagliato strumenti che stavano facendo praticamente la stessa cosa e ho risparmiato fino a 700€ attraverso questo audit. 

5. Area organizzazione contenuti: risorse di design (comprese le foto d’archivio)

L’ultima area che causa la sensazione di maggiore disorganizzazione sono le risorse riguardanti la grafica. 

Queste potrebbero essere font, modelli, icone, ma soprattutto foto d’archivio. 

È difficile archiviare le foto d’archivio poichè alla fine ne usiamo così tante per il nostro marketing e i nostri contenuti. 

Ecco come le ho sistemate io.

Le foto d’archivio si trovano in 2 punti diversi (a volte in entrambi): 

• la mia cartella delle risorse grafiche
• la cartella del progetto o del pacchetto di contenuti in cui è stata utilizzata. 

Nella mia cartella delle risorse di grafica, ho creato categorie con cui ordinarle:

• Font
• Icone
• Foto per Instagram
• Foto per sito web
• Shooting fotografico (data dello shooting + nome fotografa)
• Foto free
• Foto comprate 

Attualmente per la parte grafica sto usando Canva, che con il nuovo sistema di archiviazione progetti ha reso la mia vita molto più facile, prima trovare un modello di presentazione usato magari un anno prima  era davvero complicato, ora ho tutto suddiviso in cartelle,  in questo modo (ovviamente tieni conto che queste cartelle sono fondamentali per il MIO business ma tu potresti averne di altre):

• Foto Personal Brand
• Freebie
• Icone 2D
• Icone 3D
• Immagini e sfondi
• Template scaricati
• Materiale Instagram
• Newsletter
• Pinterest
• Business
• Servizi
• Sito Web
• YouTube

Sei pronta al successo attraverso l’organizzazione dei contenuti?

Hai tutte le informazioni necessarie per gestire ed organizzare i tuoi contenuti in ogni area, tutto ciò che resta da fare è prepararti al successo implementando i passaggi che ti ho condiviso.

Organizzarsi ti farà risparmiare un sacco di tempo e mal di testa in futuro e ti consentirà anche di gestire la tua attività in modo più efficiente.